Protection de la vie privée: Principes généraux

La loi du 8 décembre 1992 relative à la protection de la vie privée impose une obligation d'information au profit des individus dont des données à caractère personnel font l'objet d'un traitement. Cette obligation doit être respectée strictement par les partenaires ainsi que par les conseillers RPE.

L'article 9 de cette loi énumère les informations minimales que le conseiller ou l'agent RPE doit fournir au chercheur d'emploi auprès de qui il récolte les données personnelles, sauf si ce chercheur d'emploi est déjà informé.

Droit d'information et consentement 

Lorsque le conseiller RPE reçoit un chercheur d'emploi pour la première fois, il doit lui fournir une certain nombre d' informations, sauf si ce chercheur d'emploi a déjà été informé par Actiris ou par un autre partenaire.

Type d'informations à fournir

Ces informations sont au minimum :

• Le nom et l'adresse du responsable de traitement du RPE (Actiris)
• Les finalités de ce traitement, le contexte du réseau
• Les destinataires des données : seuls les partenaires du RPE auxquels le DE se sera adressé et desquels il devient "client" ont accès aux données.
• Les types de données contenues dans le réseau (exclusion des données sensibles...). Il faut que le chercheur d'emploi sache quels types de données personnelles sont traitées mais également celles qui sont exclues des bases de données,  c'est à dire les données sensibles (origine raciale ou ethnique, opinions politiques, les convictions religieuses ou philosophiques, l'appartenance syndicale, la vie sexuelle, les données relatives à la santé).
• L’existence d'un droit d'accès et de rectification des données.

Le consentement : flag informatique

Le Chercheur d’emploi doit être averti des limites d'accès aux bases de données par les partenaires : seuls les partenaires auxquels le chercheur d'emploi se sera adressé et desquels il devient « client » pourront accéder aux données. Et seules les données utiles à la réalisation des actions reconnues par Actiris pour chaque partenaire seront accessibles par ce dernier.

Enfin, le chercheur d'emploi doit être renseigné sur le fait que l'entrée  dans le réseau procède d'une démarche volontaire.

Après avoir reçu toutes ces informations, le chercheur d'emploi peut donc s'opposer à ce que ses données personnelles soient introduites dans le réseau. Dans ce cas, les dossiers doivent être traités de la même manière que lorsque le réseau n'existait pas.

Demande de copie du dossier – Demande de rectification – Demande de changement d’adresse- demande d’annulation d’inscription – demande d’attestation 

Contact

Tout renseignement relatif à une demande de copie ou de modification de dossier ainsi qu'à toute demande d'attestation peut être obtenu en s'adressant à

Adresse : Actiris
Service Secrétariat & Administration
Bld Anspach, 65
1000 Bruxelles

: 02/505.16.24
Fax : 02/800.42.98

Personne de contact : David CARPENA
Mail : dcarpena@actiris.be

Introduction des demandes

• La demande est envoyée par écrit au partenaire : le conseiller RPE la transmet à Actiris par fax ou par courrier dans les plus brefs délais. Actiris se charge d'y donner la suite voulue.
• La demande est faite par téléphone au partenaire : le conseiller RPE ne peut y donner suite. Il conseille au chercheur d'emploi de prendre contact avec Actiris ou de se rendre sur place (chez Actiris, à une antenne ou à l'adresse du partenaire) muni des documents d'identité nécessaires.
• La demande est faite sur place : le conseiller RPE suit les procédures décrites ci-dessous. Il est tenu de vérifier systématiquement l'identité du chercheur d'emploi

Demande de copie du dossier

La loi sur la protection de la vie privée stipule que le chercheur d’emploi a le droit d’obtenir communication des informations contenues dans son dossier.

La consultation d’un document administratif, les explications qui y sont relatives ou sa communication sous forme de copie ont lieu sur demande écrite (ordonnance du 30 mars 1995 relative à la publicité de l’administration).

Seul Actiris, en tant que responsable de traitement peut lui fournir une copie de son dossier.

Lorsque la demande de copie de dossier est faite sur place chez le partenaire: le conseiller RPE complète le document copie de dossier et le transmet dans les plus brefs délais à Actiris accompagné d'une copie recto-verso d'un document d'identité du DE. Il lui remet une copie de la demande. Actiris se chargera d’envoyer la synthèse du dossier par courrier au chercheur d’emploi.

Il faut insister sur le fait qu’aucune information sur le dossier d’un chercheur d’emploi ne peut être fournie à un tiers par un partenaire quel qu’il soit (avocat, société, hôpital, conjoint, ONEM, Tribunal, police…). Seul Actiris, en tant que responsable de traitement des dossiers est habilité à fournir des informations sur un chercheur d’emploi à un tiers dans des cas strictement définis et donc, a fortiori, à transmettre une copie de dossier.

Dans tous les cas, Actiris a, pour répondre à une demande de communication d’informations, un maximum de 45 jours à partir de la réception de la demande.

Si une personne introduit une demande alors qu’elle a déjà demandé une copie de son dossier précédemment et/ou qu’on lui a déjà transmis ses données auparavant, Actiris transmettra à nouveau une copie, après avoir vérifié l’existence d’un délai de 3mois entre deux demandes.

Demande de rectification

La loi sur la protection de la vie privée stipule que toute personne a droit d’obtenir sans frais la rectification de toute donnée inexacte à caractère personnel qui la concerne.

• Toute modification que le conseiller RPE est autorisé à effectuer dans les bases de données IBIS est introduite directement dans le dossier du chercheur d'emploi.
• Pour toute rectification qui n'entre pas dans les actions autorisées, le conseiller RPE complète le document Infodoc RPE le fait signer par le chercheur d'emploi et le transmet chez Actiris par fax ou par courrier dans les plus brefs délais.

Demande de changement d’adresse

Le conseiller RPE introduit le changement dans le dossier IBIS. Il complète le document ADR RPE et le remet au chercheur d'emploi. Il peut en garder une copie.

Demande d’annulation d’inscription

• Pour toute demande d'annulation (travail, maladie de plus de 28 jours, reprise d'études de plein exercice) : le conseiller RPE introduit directement l' action adéquate dans IBIS si nécessaire (cf manuels utilisateurs).
• Pour toute autre demande d'annulation qui n'entre pas dans les actions autorisées, le conseiller RPE complète le document Infodoc RPE, le fait signer par le chercheur d'emploi et le transmet chez Actiris par fax ou par courrier dans les plus brefs délais.

Demande d’attestation

Le conseiller RPE complète le document Infodoc RPE, le fait signer par le chercheur d'emploi et le transmet chez Actiris par fax ou par courrier dans les plus brefs délais.